Hàm SUBTOTAL trong Excel - Công thức, Mẹo, Cách sử dụng

Hàm SUBTOTAL trong Excel cho phép người dùng tạo nhóm và sau đó thực hiện các hàm Excel khác nhau như SUM, COUNT, AVERAGE, PRODUCT, MAX, v.v. Do đó, hàm SUBTOTAL trong Excel giúp phân tích dữ liệu được cung cấp.

Công thức

SUBTOTAL = (method, range1, [range2… range_n])

Where method là loại tổng phụ bạn muốn lấy

Range1, range2… range_n là dải ô bạn muốn tính tổng phụ

Tại sao chúng ta cần sử dụng SUBTOTALS?

Đôi khi, chúng tôi cần dữ liệu dựa trên các danh mục khác nhau. SUBTOTALS giúp chúng tôi có được tổng số của một số cột dữ liệu được chia thành nhiều danh mục khác nhau.

Ví dụ, chúng ta hãy xem xét các sản phẩm may mặc với các kích cỡ khác nhau được sản xuất. Chức năng SUBTOTAL sẽ giúp bạn đếm các kích thước khác nhau trong kho của mình.

Để tìm hiểu thêm, hãy khởi chạy khóa học lỗi Excel miễn phí của chúng tôi ngay bây giờ!

Làm cách nào để sử dụng Hàm SUBTOTAL trong Excel?

Có hai bước cần thực hiện khi chúng ta muốn sử dụng hàm SUBTOTAL. Đó là:

  1. Định dạng và sắp xếp dữ liệu Excel được cung cấp.
  2. Áp dụng SUBTOTAL vào bảng.

Hãy hiểu hàm Excel này với sự trợ giúp của một ví dụ. Chúng tôi sử dụng dữ liệu do một nhà sản xuất hàng may mặc cung cấp. Anh ấy sản xuất áo phông có năm màu khác nhau, tức là, trắng, đen, hồng, xanh lá cây và màu be. Anh ấy sản xuất những chiếc áo phông này với bảy kích cỡ khác nhau, tức là 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14. Dữ liệu có liên quan như sau:

Hàm tổng phụ trong Excel

Người quản lý kho cung cấp dữ liệu ngẫu nhiên. Bây giờ để phân tích, chúng ta cần lấy tổng số áo phông của từng màu đang có trong kho.

Bước 1

Đầu tiên, chúng ta cần sắp xếp trang tính trên cơ sở dữ liệu mà chúng ta cần để tổng phụ. Vì chúng ta cần lấy tổng phụ của áo phông theo màu sắc, chúng ta sẽ sắp xếp nó cho phù hợp.

Để làm điều đó, chúng ta có thể sử dụng hàm SORT trong tab Data.

Hàm tổng phụ - Sắp xếp

Bước 2

Bước tiếp theo sẽ là áp dụng hàm SUBTOTAL. Điều này có thể được thực hiện như hình dưới đây:

Chọn tab Dữ liệu, và nhấp vào SUBTOTAL.

Hàm tổng phụ - SUBTOTAL

Khi chúng ta bấm vào đó, hộp thoại Tổng phụ sẽ xuất hiện như hình dưới đây:

Hàm tổng phụ 3

Bây giờ, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống cho trường “Tại mỗi thay đổi trong:”. Bây giờ chúng ta có thể chọn cột mà chúng ta muốn làm tổng phụ. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Màu.

Chức năng tổng phụ - Màu sắc

Tiếp theo, chúng ta cần nhấp vào mũi tên thả xuống cho trường “Sử dụng hàm:”. Điều này sẽ giúp chúng tôi chọn chức năng chúng tôi muốn sử dụng. Có 11 chức năng khả dụng. Chúng ta cần lựa chọn tùy theo yêu cầu của mình. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn SUM để tìm ra tổng số áo phông có trong mỗi nhà kho.

Hàm tổng phụ - SUM

Tiếp theo, chúng tôi chuyển đến trường “Thêm tổng phụ vào:”. Ở đây chúng ta cần chọn cột mà chúng ta yêu cầu tổng phụ được tính toán xuất hiện. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Số đơn vị trong Kho I và Kho II.

Chức năng tổng phụ - Kho

Sau đó, chúng ta nhấn OK và sẽ nhận được kết quả như sau:

Hàm tổng phụ - Tổng mỗi kho

Như chúng ta có thể thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, tổng phụ được chèn dưới dạng các hàng mới bên dưới mỗi Nhóm. Khi chúng tôi tạo tổng phụ, trang tính của chúng tôi được chia thành các cấp khác nhau. Tùy thuộc vào thông tin bạn muốn hiển thị trong trang tính, bạn có thể chuyển đổi giữa các cấp độ này.

Các nút mức trong ví dụ của chúng tôi là hình ảnh của các nút cho Mức 1, 2, 3, có thể được nhìn thấy ở phía bên trái của trang tính. Bây giờ, giả sử tôi chỉ muốn xem tổng số áo phông nằm trong kho với nhiều màu sắc khác nhau, chúng ta có thể nhấp vào Cấp 2.

Chức năng tổng phụ - Mức

Nếu chúng ta nhấp vào cấp độ cao nhất (Cấp độ 3), chúng ta sẽ nhận được tất cả các chi tiết.

Để tìm hiểu thêm, hãy khởi chạy khóa học lỗi Excel miễn phí của chúng tôi ngay bây giờ!

Mẹo cho chức năng SUBTOTAL:

Mẹo số 1

Giả sử, chúng tôi muốn đảm bảo rằng tất cả các màu áo phông có sẵn với mọi kích cỡ ở một trong hai nhà kho. Chúng ta có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Nhấp vào Subtotal. Hãy nhớ rằng chúng tôi đang thêm một tiêu chí nữa vào dữ liệu Tổng phụ hiện tại của chúng tôi.

Hàm tổng phụ - Mẹo 1

Hiện nay,

Bước 2: Chọn COUNT từ menu thả xuống và chọn Kích thước từ "Thêm trường tổng phụ vào". Sau đó, bỏ chọn "Thay thế tổng phụ hiện tại". Khi bạn nhấp vào OK, bạn sẽ nhận được dữ liệu sau:

Hàm tổng phụ - Đếm

Điều này sẽ giúp chúng tôi đảm bảo rằng số lượng cho các kích thước khác nhau và chúng tôi có thể sắp xếp dữ liệu theo cách mà sự lặp lại không có ở đó.

Mẹo số 2

Luôn sắp xếp dữ liệu theo cột mà chúng tôi sẽ sử dụng để tổng phụ.

Mẹo số 3

Hãy nhớ rằng mỗi cột mà chúng ta muốn tổng phụ bao gồm một nhãn ở hàng đầu tiên.

Mẹo số 4

Nếu bạn muốn đặt bản tóm tắt dữ liệu, hãy bỏ chọn hộp “Tóm tắt bên dưới dữ liệu khi chèn Tổng phụ”.

Khóa học Excel miễn phí

Hãy xem Khóa học Crash Excel Miễn phí của chúng tôi để tìm hiểu thêm về các hàm Excel bằng cách sử dụng người hướng dẫn riêng của bạn. Thành thạo các hàm Excel để tạo ra các mô hình và phân tích tài chính phức tạp hơn nhằm xây dựng sự nghiệp thành công với tư cách là một nhà phân tích tài chính.

khóa học phím tắt Excel miễn phí

Tài nguyên bổ sung

Cảm ơn bạn đã đọc hướng dẫn của Finance về các hàm quan trọng trong Excel! Bằng cách dành thời gian tìm hiểu và thành thạo các chức năng này, bạn sẽ tăng tốc đáng kể việc phân tích tài chính của mình. Để tìm hiểu thêm, hãy xem các nguồn Tài chính bổ sung sau:

  • Các hàm trong Excel cho tài chính Excel for Finance Hướng dẫn Excel for Finance này sẽ dạy 10 công thức và hàm hàng đầu mà bạn phải biết để trở thành một nhà phân tích tài chính giỏi trong Excel. Hướng dẫn này có các ví dụ, ảnh chụp màn hình và hướng dẫn từng bước. Cuối cùng, hãy tải xuống mẫu Excel miễn phí bao gồm tất cả các hàm tài chính được đề cập trong hướng dẫn
  • Khóa học công thức Excel nâng cao
  • Các công thức Excel nâng cao bạn phải biết Các công thức Excel nâng cao phải biết Các công thức Excel nâng cao này rất cần biết và sẽ đưa các kỹ năng phân tích tài chính của bạn lên một tầm cao mới. Các hàm Excel nâng cao bạn phải biết. Tìm hiểu 10 công thức Excel hàng đầu mà mọi nhà phân tích tài chính đẳng cấp thế giới sử dụng thường xuyên. Những kỹ năng này sẽ cải thiện công việc bảng tính của bạn trong bất kỳ nghề nghiệp nào
  • Phím tắt Excel cho PC và Mac Excel Phím tắt PC Mac Excel Phím tắt - Danh sách các phím tắt MS Excel quan trọng và phổ biến nhất cho người dùng PC & Mac, tài chính, kế toán. Các phím tắt giúp tăng tốc kỹ năng lập mô hình của bạn và tiết kiệm thời gian. Tìm hiểu chỉnh sửa, định dạng, điều hướng, ruy-băng, dán đặc biệt, thao tác dữ liệu, chỉnh sửa công thức và ô cũng như các đoạn ngắn khác