Chứng từ là một tài liệu nội bộ trong công ty được phát hành bởi các khoản phải trả Các khoản phải trả Các khoản phải trả Các khoản phải trả là một khoản nợ phải trả phát sinh khi một tổ chức nhận hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp của mình theo hình thức tín dụng. Các khoản phải trả phải trả dự kiến sẽ được thanh toán hết trong thời hạn một năm hoặc trong một chu kỳ hoạt động (tùy theo chu kỳ nào dài hơn). AP được coi là một trong những hình thức thanh khoản nhất của bộ phận nợ ngắn hạn (AP). Nó có thể được xem như một “bản ghi nhớ” về các khoản nợ của công ty và nó được sử dụng để cho phép thanh toán.
Trong mỗi công ty, tồn tại một bộ phận tài khoản phải trả chịu trách nhiệm thực hiện các khoản thanh toán đến hạn cho các chủ nợ và nhà cung cấp của nó.
Chứng từ là một tài liệu dự phòng cần thiết để bắt đầu thủ tục thu thập và nộp tất cả các chứng từ khác cần thiết để giải quyết một khoản nợ.
Một đặc điểm quan trọng của kế toán nội bộ của một công ty là cơ chế kiểm soát. Cơ chế đảm bảo rằng mỗi khoản thanh toán do công ty thực hiện đều được ủy quyền trước đó và nó phù hợp với hàng hóa hoặc dịch vụ. vật phẩm vô hình, phát sinh từ việc nhận được dựa trên các thỏa thuận đã có từ trước.
Nói cách khác, phiếu mua hàng là một tài liệu hỗ trợ cho một hóa đơn mà công ty nhận được. Sau khi voucher được phát hành, điều đó có nghĩa là hoá đơn đã được kiểm tra và được xác nhận rằng nó cần được thanh toán. Chứng từ cho phép thanh toán hóa đơn một lần sẽ được ghi trên bảng cân đối kế toán.
Cách hoạt động của Phiếu thưởng
Trong các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, các khoản thanh toán thường không đến hạn ngay lập tức. Họ có thể được thanh toán với thời gian trì hoãn được phép có thể thay đổi trong khoảng 30, 60 hoặc 90 ngày. Khi công ty nhận được nguồn cung cấp cùng với hóa đơn, thay vì giải phóng khoản thanh toán ngay lập tức, công ty tạo ra một chứng từ để nhắc nhở về các khoản thanh toán đến hạn hoặc như một bản sao kê về khoản thanh toán đã được thực hiện.
Một chứng từ có thể bao gồm nhiều tài liệu hỗ trợ khác nhau. Phổ biến nhất được liệt kê dưới đây:
- Hóa đơn nhận được từ nhà cung cấp
- Dữ liệu về nhà cung cấp được thanh toán (tên, địa chỉ, số điện thoại)
- Dữ liệu cho khoản thanh toán (số tiền đến hạn, bao gồm chiết khấu có thể có và ngày đến hạn thanh toán)
- Đơn đặt hàng ban đầu Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng là một tài liệu nguồn thương mại do bộ phận mua hàng của doanh nghiệp phát hành khi đặt hàng với các nhà cung cấp của doanh nghiệp hoặc do công ty thực hiện
- Biên lai xác nhận rằng công ty đã nhận hàng hóa hoặc dịch vụ được nêu trong hóa đơn
- Các tài khoản sổ cái chung Sổ cái Sổ cái Trong kế toán, Sổ cái (GL) là một bản ghi tất cả các giao dịch trong quá khứ của một công ty, được tổ chức theo các tài khoản. Tài khoản Sổ cái (GL) chứa tất cả các giao dịch ghi nợ và ghi có ảnh hưởng đến chúng. Ngoài ra, chúng bao gồm thông tin chi tiết về từng giao dịch - cần thiết cho các lý do kế toán
- Chữ ký của người đại diện được ủy quyền tại công ty (chẳng hạn như trưởng bộ phận tài khoản phải trả) xác nhận việc mua hàng và thanh toán
- Bằng chứng thanh toán, được bao gồm trong tài liệu chứng từ
Biểu đồ dưới đây cho thấy quy trình chuẩn bị chứng từ:
Kế toán gốc
Xem xét thông tin trên, bạn có thể thấy rằng có hai loại chứng từ:
- Phiếu thưởng có số dư chưa thanh toán đến hạn; và
- Phiếu thưởng đề cập đến một hóa đơn đã được thanh toán.
Loại đầu tiên (đến hạn thanh toán) được đăng ký trên bảng cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán là một trong ba báo cáo tài chính cơ bản. Những báo cáo này là chìa khóa cho cả mô hình tài chính và kế toán. Bảng cân đối kế toán hiển thị tổng tài sản của công ty và cách tài trợ những tài sản này, thông qua nợ hoặc vốn chủ sở hữu. Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu là các khoản phải trả. Sau khi voucher được thanh toán, voucher sẽ được đăng ký là voucher đã thanh toán và phải đính kèm bằng chứng thanh toán.
tầm quan trọng của Phiếu thưởng
Chứng từ là đặc biệt quan trọng khi một cuộc kiểm toán được thực hiện. Theo luật, tất cả các công ty phải tuân theo một thủ tục kiểm toán nhằm xác minh tính trung thực của thông tin trong báo cáo tài chính. Nhờ chứng từ, kiểm toán viên phụ trách có thể dễ dàng xác minh rằng tất cả các hàng hóa đã mua, hoặc các dịch vụ đã thanh toán, đã thực sự được công ty nhận hay chưa. Do đó, các chứng từ được sử dụng để chứng minh và ghi chép các khoản thanh toán bằng tiền mặt của công ty.
Mặt khác, phiếu chi được sử dụng trong nội bộ công ty để giảm thiểu rủi ro sai phạm của nhân viên và ngăn chặn họ thông đồng để trộm cắp tài sản của công ty. Các chứng từ tạo ra một dấu vết trên giấy, ghi lại tất cả những người liên quan đến giao dịch cụ thể đó, cũng như nhiệm vụ của họ liên quan đến giao dịch đó. Theo cách đó, sẽ dễ dàng hơn để đánh giá ai chịu trách nhiệm về việc gì.
Ví dụ về Phiếu thưởng
Một siêu thị nhỏ đặt hàng thực phẩm tươi sống từ nhà cung cấp vài ngày một lần. Người quản lý của bộ phận thực phẩm tươi sống đặt hàng 50 pound thịt và cá, và chủ sở hữu bắt đầu nhận lệnh giao hàng. Khi minimarket nhận được đơn đặt hàng, nội dung giao hàng sẽ được so sánh với đơn đặt hàng để đảm bảo mọi thứ đã được nhận.
Tại thời điểm đó, một chứng từ được phát hành. Nó chứa đơn đặt hàng, biên lai vận chuyển và hóa đơn. Số tiền đến hạn cũng được bao gồm, và nó sẽ được ghi vào tài khoản phải trả cho đến khi thanh toán được thực hiện.
Phiếu thưởng sẽ được gửi cho chủ sở hữu, người này sẽ xem xét mọi thứ để đảm bảo rằng tất cả thông tin là chính xác và sau đó thanh toán sẽ được chấp thuận. Sau đó, giao dịch được kết thúc và chứng từ sẽ được đăng ký là chứng từ đã thanh toán trong bảng cân đối kế toán.
Bài đọc liên quan
Finance là nhà cung cấp chính thức của Chứng nhận CBCA ™ Ngân hàng & Tín dụng được Chứng nhận toàn cầu (CBCA) ™ Chứng chỉ CBCA ™ được Chứng nhận về Ngân hàng & Nhà phân tích Tín dụng (CBCA) ™ là tiêu chuẩn toàn cầu dành cho các nhà phân tích tín dụng bao gồm tài chính, kế toán, phân tích tín dụng, phân tích dòng tiền , lập mô hình giao ước, hoàn trả khoản vay và hơn thế nữa. chương trình chứng nhận, được thiết kế để giúp bất kỳ ai trở thành nhà phân tích tài chính đẳng cấp thế giới. Để tiếp tục thăng tiến sự nghiệp của bạn, các tài nguyên bổ sung bên dưới sẽ hữu ích:
- Phân tích báo cáo tài chính Phân tích báo cáo tài chính Cách thực hiện Phân tích báo cáo tài chính. Hướng dẫn này sẽ dạy bạn thực hiện phân tích báo cáo tài chính của báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ bao gồm lợi nhuận, tỷ lệ, tăng trưởng, tính thanh khoản, đòn bẩy, tỷ suất lợi nhuận và khả năng sinh lời.
- Các khoản phải trả và các khoản phải thu Các khoản phải trả và các khoản phải thu Trong kế toán, các khoản phải trả và các khoản phải thu đôi khi bị nhầm lẫn với nhau. Hai loại tài khoản này rất giống nhau về cách ghi chép nhưng điều quan trọng là phải phân biệt giữa tài khoản phải trả và tài khoản phải thu vì một trong hai là tài khoản tài sản và tài khoản kia là tài khoản
- Dự báo các khoản mục trong bảng cân đối Dự báo các khoản mục trong bảng cân đối Dự báo các mục hàng trong bảng cân đối kế toán liên quan đến việc phân tích vốn lưu động, PP&E, vốn cổ phần nợ và thu nhập ròng. Hướng dẫn này chia nhỏ cách tính toán
- Tài liệu nguồn Tài liệu nguồn Bản ghi chép về các giao dịch tài chính của một công ty trong kế toán được gọi là tài liệu nguồn. Cho dù séc được viết để thanh toán, bán hàng được thực hiện để tạo biên lai, hóa đơn thanh toán được gửi bởi nhà cung cấp hoặc giờ làm việc được ghi trên bảng thời gian của nhân viên - tất cả các tài liệu tương ứng đều là tài liệu nguồn.