Trong kế toán, đôi khi nảy sinh sự nhầm lẫn giữa các khoản phải trả và các khoản phải thu. Hai loại tài khoản này rất giống nhau về cách ghi chép, nhưng điều quan trọng là phải phân biệt giữa tài khoản phải trả và tài khoản phải thu vì một trong hai là tài khoản tài sản và tài khoản còn lại là tài khoản nợ. Kết hợp cả hai có thể dẫn đến sự thiếu cân đối trong phương trình kế toán của bạn, điều này được chuyển vào báo cáo tài chính cơ bản của bạn Ba Báo cáo tài chính Ba báo cáo tài chính là báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Ba tuyên bố cốt lõi này rất phức tạp.
Điều quan trọng cần lưu ý là cân bằng giữa tài sản và nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của chủ sở hữu Cổ phần Vốn chủ sở hữu Cổ phần Vốn chủ sở hữu (còn gọi là Vốn chủ sở hữu cổ đông) là một tài khoản trên bảng cân đối kế toán của công ty bao gồm vốn cổ phần cộng với lợi nhuận giữ lại. Nó cũng thể hiện giá trị còn lại của tài sản trừ đi nợ phải trả. Bằng cách sắp xếp lại phương trình kế toán ban đầu, chúng ta có được Vốn chủ sở hữu = Tài sản - Nợ phải trả trong kế toán. Ý nghĩa của số dư có thể được giải thích bằng phương trình kế toán cơ bản: Tài sản Các loại tài sản Các loại tài sản phổ biến bao gồm hiện tại, dài hạn, vật chất, vô hình, hoạt động và không hoạt động. Xác định đúng và = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu. Người ta cũng có thể sắp xếp lại phương trình để phù hợp hơn với sở thích của họ.
Tài khoản phải trả là gì?
Các khoản phải trả là một tài khoản nợ hiện tại theo dõi số tiền mà bạn nợ bất kỳ bên thứ ba nào. Bên thứ ba có thể là ngân hàng, công ty hoặc thậm chí là người mà bạn đã vay tiền. Một ví dụ phổ biến về các khoản phải trả là khoản phải trả thế chấp. Khi bạn thế chấp, bạn ký một hợp đồng quy định rằng bạn sẽ trả dần khoản vay trong một khoảng thời gian.
Tài khoản phải thu là gì?
Các khoản phải thu là một tài khoản tài sản ngắn hạn theo dõi số tiền mà bên thứ ba nợ cho bạn. Một lần nữa, các bên thứ ba này có thể là ngân hàng, công ty hoặc thậm chí là những người đã vay tiền từ bạn. Một ví dụ phổ biến về các khoản phải thu là khoản lãi phải thu mà các cá nhân thường nhận được từ việc đầu tư hoặc gửi tiền vào tài khoản tiết kiệm có lãi.
Làm thế nào để ghi các tài khoản phải trả?
Trong kế toán, có rất nhiều lần các công ty sẽ mua các mặt hàng trên tài khoản (không phải bằng tiền mặt). Bất cứ khi nào bạn nhìn thấy thuật ngữ “trên tài khoản”, nó sẽ tự động kích hoạt rằng có một giao dịch xảy ra mà tiền mặt không liên quan. Cách tốt nhất để minh họa điều này là thông qua một ví dụ. Vào ngày 1 tháng 6 năm 2017, Viện Tài chính Doanh nghiệp đã mua thiết bị máy tính trị giá 1.000 đô la từ Công ty LED. Nó có nghĩa là tài khoản tài sản của chúng tôi, thiết bị máy tính, tăng lên và tài khoản nợ phải trả của chúng tôi, các khoản phải trả, cũng tăng thêm $ 1000. Đây là những gì nó sẽ giống như trong một mục nhật ký:
Cách Ghi Tài Khoản Phải Thu?
Mặt khác, đôi khi một công ty sẽ bán hàng hóa hoặc dịch vụ dựa trên tài khoản. Một lần nữa, nó có nghĩa là có một giao dịch xảy ra mà tiền mặt không tham gia. Đây là một ví dụ khác để giúp minh họa điều này có thể trông như thế nào. Vào ngày 2 tháng 6 năm 2017, Viện Tài chính Doanh nghiệp đã bán vật tư văn phòng trị giá 300 đô la cho Công ty Price. Trong giao dịch, các khoản phải thu của chúng tôi tăng 300 đô la và tài khoản đồ dùng văn phòng của chúng tôi giảm 300 đô la. Đây là những gì nó sẽ giống như trong một mục nhật ký:
Giảm giá tài khoản phải trả so với tài khoản phải thu
Một lưu ý quan trọng khác cần thực hiện là đôi khi các công ty sẽ đính kèm chiết khấu vào tài khoản phải trả so với tài khoản phải thu để tạo động lực cho người vay trả lại số tiền sớm hơn để nhận chiết khấu. Việc chiết khấu có lợi cho cả hai bên vì người đi vay nhận được khoản chiết khấu của họ trong khi công ty nhận được khoản hoàn trả bằng tiền mặt sớm hơn, do các công ty yêu cầu tiền mặt cho các hoạt động kinh doanh của họ.
Ký hiệu giảm giá
Dưới đây là hai ký hiệu thường được sử dụng:
- x / 10 hoặc x / 20 (trong đó “x” thường là bất kỳ số nào từ 1 đến 4)
- n / 30
Đối với ký hiệu đầu tiên, chúng tôi đọc đây là chiết khấu phần trăm "x" nếu số tiền được trả lại hoặc nhận được trong vòng 10 ngày. Một số công ty có thể chọn giảm giá nếu số tiền được trả lại hoặc nhận được trong vòng 20 ngày. Đây là ví dụ về chiết khấu 4%, nếu được trả lại trong vòng 15 ngày, sẽ như thế nào: 4/15 .
Ký hiệu thứ hai, thường được sử dụng sau ký hiệu chiết khấu, có nghĩa là số tiền ròng trong vòng 30 ngày hoặc bao nhiêu ngày do bạn quyết định. Một cách hoàn hảo để chứng minh điều này có nghĩa là gì là đưa ra một ví dụ.
Ví dụ về tài khoản phải trả
Vào ngày 31 tháng 3 năm 2017, Viện Tài chính Doanh nghiệp đã quyết định mua hàng tồn kho trị giá 750 đô la từ Nguồn cung cấp FO. Các điều khoản của giao dịch này là 2/10, n / 30. Đây là những gì nó sẽ giống như trong mục nhật ký:
Đây là giao dịch mua hàng tồn kho ban đầu trong bút toán. Chúng tôi đã loại trừ các thuật ngữ trong phần mô tả của mục nhập nhật ký của chúng tôi vì nó là tùy chọn. Việc đưa vào các điều khoản của giao dịch hay không là tùy thuộc vào từng cá nhân.
Phần tiếp theo là ghi nhận chiết khấu nếu tài khoản được hoàn trả trong thời gian chiết khấu. Để xác định chiết khấu, chúng ta cần lấy 750 đô la và nhân với 0,02 (2%). Đây là những gì nó sẽ giống như trong mục nhật ký của bạn:
Lưu ý rằng chúng tôi ghi nhận chiết khấu trực tiếp so với hàng tồn kho. Điều này là do chúng tôi nhận ra rằng chúng tôi đã trả ít hơn cho khoảng không quảng cáo mà chúng tôi nhận được. Điều này nhằm ngăn chặn việc nói quá hoặc nói thấp số lượng hàng tồn kho vào cuối năm tài chính Năm tài chính (FY) Một năm tài chính (FY) là khoảng thời gian 12 tháng hoặc 52 tuần được các chính phủ và doanh nghiệp sử dụng cho mục đích kế toán để lập hàng năm báo cáo tài chính. Năm tài chính (FY) không nhất thiết phải theo năm dương lịch. Có thể là khoảng thời gian như 01 tháng 10 năm 2009 - 30 tháng 9 năm 2010. trong báo cáo tài chính của chúng tôi, đặc biệt là bảng cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán là một trong ba báo cáo tài chính cơ bản. Những báo cáo này là chìa khóa cho cả mô hình tài chính và kế toán. Bảng cân đối kế toán hiển thị tổng tài sản của công ty,và các tài sản này được tài trợ như thế nào, thông qua nợ hoặc vốn chủ sở hữu. Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu.
Điều gì xảy ra nếu chúng tôi không trả lại trong thời hạn chiết khấu? Vâng, điều đó thật đơn giản, chúng tôi chỉ ghi lại nó như một khoản hoàn trả đều đặn cho các khoản phải trả:
Mặc dù ví dụ này chủ yếu tập trung vào các khoản phải trả, nhưng bạn cũng có thể làm điều này với các khoản phải thu và chúng tôi có thể chứng minh điều đó với ví dụ tiếp theo này.
Ví dụ về tài khoản phải thu
Ở đây chúng ta sẽ sử dụng ví dụ tương tự như trên nhưng thay vào đó, Viện Tài chính Doanh nghiệp bán hàng tồn kho trị giá 750 đô la cho Nguồn cung cấp FO. Các điều khoản vẫn như cũ, 2/10, n / 30.
Đây là bút toán đầu tiên mà kế toán sẽ ghi lại để xác định hàng bán trên tài khoản. Sau đó, nếu khoản phải thu được trả lại trong thời hạn chiết khấu, chúng ta cần ghi nhận khoản chiết khấu.
Lưu ý rằng chúng tôi có một tài khoản được gọi là chiết khấu bán hàng và phụ cấp. Tài khoản này là tài khoản đối chiếu với doanh thu bán hàng trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Một ví dụ khác về tài khoản đối chiếu là dự phòng cho các tài khoản khó đòi Dự phòng cho các tài khoản nghi ngờ Dự phòng cho các tài khoản khó đòi là một tài khoản dự phòng gắn liền với các khoản phải thu và dùng để phản ánh giá trị thực của các khoản phải thu. Số tiền đại diện cho giá trị của các khoản phải thu mà một công ty không mong đợi nhận được khoản thanh toán. mà bạn có thể tìm hiểu trong bài viết chi phí nợ khó đòi của chúng tôi.
Cuối cùng, nếu các khoản phải thu được trả lại sau thời gian chiết khấu, chúng tôi ghi nhận nó như một tập hợp các khoản phải thu thông thường.
Tài nguyên bổ sung
Chúng tôi hy vọng rằng điều này đã cung cấp cho bạn một ý tưởng khá tốt về sự khác biệt giữa các khoản phải trả và các khoản phải thu. Hy vọng rằng nó cũng cung cấp cho bạn một số thông tin chi tiết về một số điều mà chúng tôi có thể làm với những tài khoản này, chẳng hạn như giảm giá. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, hãy nhớ xem các bài báo Tài chính liên quan sau:
- Vòng quay tài sản Vòng quay tài sản Vòng quay tài sản là một tỷ số đo lường giá trị doanh thu do một doanh nghiệp tạo ra so với tổng tài sản trung bình của doanh nghiệp đó trong một năm tài chính hoặc dương lịch nhất định. Nó là một chỉ số cho thấy công ty đang sử dụng hiệu quả cả tài sản hiện tại và tài sản cố định để tạo ra doanh thu.
- Trái phiếu phải trả Trái phiếu phải trả Trái phiếu phải trả được tạo ra khi một công ty phát hành trái phiếu để tạo ra tiền mặt. Trái phiếu phải trả là số tiền khấu hao mà công ty phát hành trái phiếu nắm giữ trên bảng cân đối kế toán của mình. Nó được coi là một trách nhiệm dài hạn
- Hàng tồn kho Hàng tồn kho Hàng tồn kho là một tài khoản tài sản ngắn hạn được tìm thấy trên bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả các nguyên vật liệu thô, sản phẩm dở dang và thành phẩm mà công ty đã tích lũy được. Nó thường được coi là có tính thanh khoản kém nhất trong tất cả các tài sản lưu động - do đó, nó bị loại khỏi tử số trong phép tính hệ số thanh toán nhanh.
- Ghi chú Khoản phải thu Các khoản phải thu Ghi chú phải thu là các kỳ phiếu bằng văn bản cung cấp cho người sở hữu hoặc người có quyền nhận số tiền được nêu trong một thỏa thuận. Kỳ phiếu là một lời hứa bằng văn bản sẽ thanh toán tiền mặt cho một bên khác vào hoặc trước một ngày cụ thể trong tương lai. Nếu khoản phải thu đến hạn thanh toán trong vòng một năm thì nó được coi là tài sản lưu động trên bảng cân đối kế toán.