Chu kỳ Mua hàng và Thanh toán (còn được gọi là Chu trình PPP cho Mua hàng, Phải trả và Thanh toán) chủ yếu bao gồm hai loại giao dịch. Lớp đầu tiên là lớp mua lại. Bút toán nhật ký điển hình cho loại giao dịch này là ghi nợ hàng tồn kho Hàng tồn kho là một tài khoản tài sản lưu động có trên bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả các nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang và thành phẩm mà một công ty đã tích lũy được. Nó thường được coi là có tính thanh khoản kém nhất trong tất cả các tài sản lưu động - do đó, nó bị loại ra khỏi tử số trong phép tính hệ số thanh toán nhanh. hoặc một khoản chi phí và ghi có vào các khoản phải trả Các khoản phải trả Các khoản phải trả Các khoản phải trả là một khoản nợ phải trả phát sinh khi một tổ chức nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ từ các nhà cung cấp của mình theo hình thức tín dụng. Các khoản phải trả của tài khoản dự kiến sẽ được thanh toán hết trong vòng một năm,hoặc trong một chu kỳ hoạt động (tùy theo chu kỳ nào dài hơn). AP được coi là một trong những dạng nợ ngắn hạn có tính thanh khoản cao nhất. Xác nhận phân loại rất quan trọng trong trường hợp này vì có nhiều khoản ghi nợ có thể đáp ứng được mục nhập nhật ký.
Lớp giao dịch thứ hai trong chu trình mua lại và thanh toán là lớp giải ngân bằng tiền mặt. Sổ nhật ký điển hình cho nhóm này chỉ đơn giản là ghi nợ các khoản phải trả và ghi có thành tiền mặt. Nhìn chung, chu trình này chủ yếu là phát sinh các khoản phải trả và thanh toán các khoản phải trả đó bằng tiền mặt.
Chức năng kinh doanh điển hình và tài liệu quan trọng
Mặc dù nhiều công ty tuân theo các quy trình nội bộ khác nhau và sử dụng các phương pháp dựa trên điện tử, nhưng sơ đồ sau đây là một quy trình kinh doanh điển hình Vòng đời kinh doanh Vòng đời kinh doanh là sự tiến triển của một doanh nghiệp trong các giai đoạn theo thời gian và thường được chia thành năm giai đoạn: , tăng trưởng, rũ bỏ, trưởng thành và suy giảm. trong chu kỳ mua lại và thanh toán.
Quá trình này thường bắt đầu với một yêu cầu mua hàng mà một nhân viên của công ty tạo ra. Yêu cầu mua hàng là một tài liệu mô tả sản phẩm cần thiết và số lượng cần thiết. Sau đó, tài liệu được gửi đến bộ phận mua hàng tạo ra đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng liệt kê sản phẩm cần mua, số lượng đặt hàng và giá công ty sẵn sàng trả.
Thông thường, nhân viên chỉ được phép mua từ danh sách của nhà cung cấp đã được phê duyệt. Khi bộ phận tiếp theo đã nhận được hàng đặt, công ty sẽ lập biên bản nhận hàng. Báo cáo cần đối chiếu với đơn đặt hàng và được gửi đến đội kế toán phải trả trong phòng kế toán. Tại đây, nhân viên đối chiếu hàng đã nhận với hóa đơn của nhà cung cấp và ghi sổ Nhật ký phải trả. Cuối cùng, khoản thanh toán được xử lý trong kho bạc và tiền mặt thực sự được thanh toán.
Phương pháp chung cho các chu kỳ kiểm toán
Khi đánh giá chu kỳ cho các công ty khác nhau, cách tiếp cận điển hình là:
- Hiểu thực thể và môi trường của nó
- Đối với mỗi chu kỳ, xác định các kiểm soát nội bộ tồn tại
- Đánh giá rủi ro kiểm soát và rủi ro có sai sót trọng yếu
- Đánh giá phân tích lợi ích chi phí của các kiểm soát thử nghiệm và thực hiện theo phương pháp đánh giá kết hợp so với phương pháp đánh giá thực chất thuần túy
Kiểm soát nội bộ quan trọng đối với việc mua lại và giải ngân
Hãy nhớ rằng đối với các loại giao dịch, có năm xác nhận có thể áp dụng: giới hạn, phân loại, tính đầy đủ, sự xuất hiện và độ chính xác .
Kiểm soát nội bộ liên quan đến xác nhận xảy ra là mỗi lần mua hàng đều có kèm theo các tài liệu hỗ trợ cần thiết, chẳng hạn như yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng và hóa đơn của nhà cung cấp. Nếu không có các tài liệu này, giao dịch mua không thể “xảy ra” và do đó đáng lẽ không được ghi lại. Các biện pháp kiểm soát khác bao gồm việc phê duyệt đơn đặt hàng của nhân viên cấp cao hơn, hủy bỏ các tài liệu sau khi một giao dịch đã được ghi nhận / hạch toán và phê duyệt bất kỳ thay đổi nào đối với danh sách của nhà cung cấp.
Về mặt xác nhận tính đầy đủ, các đơn đặt hàng và báo cáo nhận được thường được đánh số trước và hạch toán. Nếu một số được ghi hai lần hoặc thiếu một số trong danh sách, bạn sẽ dễ dàng tìm ra vấn đề.
Cuối cùng, về cơ sở xác nhận phân loại, một số biện pháp kiểm soát bao gồm sự chấp thuận đầy đủ của người giám sát đối với các bút toán ghi sổ, danh sách / sơ đồ tài khoản phù hợp với mô tả của từng tài khoản và so sánh số dư với số tiền được lập ngân sách. Về việc giải ngân tiền mặt, các biện pháp kiểm soát quan trọng chủ yếu là tách bạch các nhiệm vụ và thường xuyên đối chiếu ngân hàng.
Vai trò của kiểm toán viên
Các thủ tục phân tích cơ bản thường là phân tích xu hướng và tỷ lệ so với dữ liệu ngành, dữ liệu năm trước và kết quả dự kiến. Các thủ tục phân tích cơ bản thường đầy đủ và thích hợp để làm bằng chứng kiểm toán vì các khoản này không đáng kể và thường liên quan đến các số dư tương đối nhỏ như chi phí quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với các vấn đề kế toán phức tạp hơn và mang tính xét đoán cao hơn liên quan đến chi phí pháp lý, sửa chữa, chi phí bảo trì và chi phí thuê, chẳng hạn, kiểm toán viên sẽ muốn có được sự đảm bảo hơn và thực hiện các kiểm tra chi tiết của các số dư.
Bài đọc liên quan
Cảm ơn bạn đã đọc hướng dẫn của Finance về chu trình mua và thanh toán. Chúng tôi cung cấp các tài nguyên miễn phí sau đây để biết thêm thông tin.
- Tài khoản khoản phải thu Tài khoản khoản phải thu Tài khoản phải thu (AR) thể hiện doanh thu tín dụng của một doanh nghiệp chưa được khách hàng thanh toán đầy đủ, một tài sản lưu động trên bảng cân đối kế toán. Các công ty cho phép khách hàng của họ thanh toán trong một khoảng thời gian hợp lý, kéo dài, miễn là các điều khoản được thỏa thuận.
- Thu nhập giữ lại
- Báo cáo thu nhập Báo cáo thu nhập Báo cáo thu nhập là một trong những báo cáo tài chính cốt lõi của một công ty thể hiện lãi và lỗ của họ trong một khoảng thời gian. Lãi hoặc lỗ được xác định bằng cách lấy tất cả các khoản doanh thu và trừ đi tất cả các chi phí từ hoạt động kinh doanh và hoạt động phi hoạt động. Báo cáo này là một trong ba báo cáo được sử dụng trong cả tài chính doanh nghiệp (bao gồm cả mô hình tài chính) và kế toán.
- Chứng nhận Mô hình Tài chính Chứng chỉ FMVA® Tham gia cùng hơn 350.600 sinh viên làm việc cho các công ty như Amazon, JP Morgan và Ferrari