Một bức thư kinh doanh phải luôn tuân theo một định dạng và cấu trúc nhất định để đảm bảo nó được nhận một cách chuyên nghiệp và đúng tiêu chuẩn. Trong khi có nhiều loại thư thương mại khác nhau, hướng dẫn này sẽ đi qua một ví dụ chi tiết về định dạng thư thương mại cổ điển nhất.
Tổng quan về Thư kinh doanh
Trong kinh doanh Tổng công ty Một công ty là một pháp nhân được tạo ra bởi các cá nhân, cổ đông hoặc cổ đông, với mục đích hoạt động vì lợi nhuận. Các tập đoàn được phép ký kết hợp đồng, khởi kiện và bị kiện, sở hữu tài sản, nộp thuế liên bang và tiểu bang, và vay tiền từ các tổ chức tài chính. , một bức thư chỉ đơn giản là bất kỳ loại thư từ nào được gửi giữa hai bên. Nó có thể là về bất kỳ chủ đề nào và được gửi qua nhiều phương thức gửi như email, thư thường, và chuyển phát tay.
Giọng điệu mà bạn đưa ra trong bức thư sẽ phụ thuộc vào đối tượng là ai và mục đích của giao tiếp Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân là những kỹ năng cần thiết để giao tiếp, tương tác và làm việc với các cá nhân và nhóm một cách hiệu quả. Những người có kỹ năng giao tiếp tốt là những người giao tiếp bằng lời nói và không lời mạnh mẽ và thường được coi là “tốt với mọi người”. Là. Đôi khi bạn sẽ cần phải trang trọng hơn, và những lúc khác, giọng nói bình thường hơn là phù hợp.
Ví dụ được cung cấp dưới đây là một giọng nói trung lập và mức độ trang trọng vừa phải.
Cấu trúc thư kinh doanh
Dưới đây là một ví dụ về cách một bức thư kinh doanh được trình bày và cấu trúc. Hãy thoải mái sao chép và dán văn bản vào email, Word hoặc tài liệu Google của riêng bạn và đảm bảo tùy chỉnh và đọc kỹ nó.
[Tên người gửi]
[Tên công ty của người gửi]
[Địa chỉ đường phố của người gửi]
[Thành phố, Tiểu bang / Tỉnh của Người gửi & Mã Zip / Bưu điện]
[Số điện thoại và / hoặc địa chỉ email của người gửi]
[Ngày]
[Tên người nhận]
[Tên công ty của người nhận]
[Địa chỉ đường phố của người nhận]
[Thành phố, Tiểu bang / Tỉnh và Zip / Mã bưu điện của người nhận]
[Số điện thoại và / hoặc địa chỉ email của người nhận]
[Môn học]
[Tên thân mến],
[Phần giới thiệu - đây là nơi bạn giải thích mục đích của bức thư, chẳng hạn như tại sao bạn viết nó, bạn hy vọng đạt được điều gì từ nó và bất kỳ thông tin quan trọng nào khác mà bạn muốn trình bày trước.]
[Phần giữa - đây là nơi bạn trình bày và cung cấp thêm chi tiết về những gì bạn đã nêu trong đoạn đầu tiên. Có thể có nhiều đoạn văn như thế này tùy thuộc vào độ dài của bức thư]
[Kết luận - đây là nơi bạn tổng kết và tóm tắt mọi thứ. Có thể có một lời kêu gọi hành động hoặc các bước tiếp theo được bao gồm trong đoạn này.]
[Trân trọng],
[Chữ ký]
[Tên người gửi]
Ví dụ đầy đủ về thư kinh doanh
Bây giờ bạn đã quen với định dạng thư thương mại, hãy xem một ví dụ với thông tin thực được tích hợp sẵn.
John Bravo
ABC Education Inc.
1234 - 123 Đường
New York, NY 01218
Ngày 21 tháng 5 năm 2018
Sarah Geenie
Công ty XYZ Inc.
6789 - 789 Đường
New York, NY 04851
Re: Tần suất thanh toán được cập nhật
Gửi cô Geenie,
Tôi viết thư này để thông báo cho bạn về mô hình đặt giá mới của chúng tôi có hiệu lực từ ngày 1 tháng 2 năm 2019. Vào đầu tháng 2, chúng tôi sẽ chuyển từ chu kỳ thanh toán hàng năm sang chu kỳ thanh toán hàng quý và lá thư này chứa thông tin quan trọng có thể ảnh hưởng đến tổ chức của bạn.
Sau khi tiến hành nghiên cứu sâu rộng và nhận được phản hồi từ khách hàng, chúng tôi đã xác định rằng hầu hết khách hàng thực sự thích chu kỳ thanh toán hàng quý hơn là chu kỳ hàng năm. Để phù hợp nhất với nhu cầu của bạn, chúng tôi đã quyết định cung cấp quyền lợi này, sẽ có hiệu lực vào ngày 1 tháng 2 năm 2019.
Thư này chỉ đơn giản là để thông báo cho bạn về những thay đổi sắp tới và bạn không cần thực hiện hành động nào ngay lập tức vào lúc này. Chúng tôi cảm ơn bạn đã tiếp tục kinh doanh.
Trân trọng,
John Bravo
Tải xuống mẫu định dạng thư kinh doanh
Nhập tên và email của bạn vào biểu mẫu bên dưới và tải xuống mẫu miễn phí ngay bây giờ!
Cân nhắc định dạng bổ sung
Ngoài định dạng và cấu trúc tổng thể được trình bày ở trên, bạn cũng có thể muốn coi thông tin sau là thông lệ kinh doanh tiêu chuẩn.
Các tiêu chuẩn định dạng phổ biến bao gồm:
- Arial, Times New Roman hoặc phông chữ tiêu chuẩn tương tự
- Kích thước 11 hoặc 12 điểm
- Viết hoa đầu câu
- nền trắng
- Khổ giấy 5 ”x 11”
- Bố cục dọc
- Lợi nhuận 1 ”
- Khoảng cách đơn, 1,5 hoặc đôi
- Màu chữ đen
- Sử dụng giấy tiêu đề của công ty
- In một mặt hoặc hai mặt
- Nền trắng trơn
Tài nguyên bổ sung
Cảm ơn bạn đã đọc hướng dẫn này về cách sử dụng định dạng thư công việc phù hợp. Finance là nhà cung cấp toàn cầu về giáo dục trực tuyến và cung cấp Chứng chỉ TM FMVA® Nhà phân tích mô hình tài chính (FMVA) Tham gia cùng hơn 350.600 sinh viên làm việc cho các công ty như Amazon, JP Morgan và Ferrari chứng nhận cho các nhà phân tích tài chính.
Để tiếp tục học hỏi và thăng tiến sự nghiệp của bạn, các tài nguyên bổ sung này sẽ hữu ích:
- Mẫu thư từ chức Thư từ chức Thư từ chức là một lá thư chính thức do một nhân viên gửi cho người sử dụng lao động của họ để thông báo rằng họ sẽ không còn làm việc tại công ty nữa. Mục tiêu của một lá thư từ chức là tạo ra một hồ sơ chính thức về thông báo, cung cấp thông tin chi tiết về ngày cuối cùng của nhân viên, các bước tiếp theo, v.v. Mẫu thư này
- Mẫu sơ yếu lý lịch ngân hàng đầu tư Mẫu sơ yếu lý lịch ngân hàng đầu tư. Tìm hiểu cách viết sơ yếu lý lịch ngân hàng đầu tư (Nhà phân tích hoặc Cộng tác viên) với mẫu sơ yếu lý lịch và hướng dẫn miễn phí của Finance. Sơ yếu lý lịch IB là duy nhất. Điều quan trọng là phải điều chỉnh sơ yếu lý lịch của bạn theo tiêu chuẩn ngành để tránh bị xóa ngay lập tức
- Mẫu thư xin việc Sử dụng Mẫu thư xin việc này để được phỏng vấn! Thư xin việc có thể tạo nên hoặc phá vỡ một đơn xin việc vì vậy điều quan trọng là bạn phải làm đúng. Cho dù lá thư của bạn đang được đọc bởi bộ phận nhân sự hay người quản lý tuyển dụng trực tiếp, có một số ô quan trọng bạn phải đánh dấu vào. Hướng dẫn này cung cấp mẫu thư xin việc miễn phí và giải thích những điều bạn cần biết
- Hướng dẫn phỏng vấn Phỏng vấn Ace cuộc phỏng vấn tiếp theo của bạn! Hãy xem hướng dẫn phỏng vấn của Finance với những câu hỏi phổ biến nhất và câu trả lời hay nhất cho bất kỳ vị trí công việc tài chính doanh nghiệp nào. Các câu hỏi phỏng vấn và câu trả lời dành cho tài chính, kế toán, ngân hàng đầu tư, nghiên cứu vốn chủ sở hữu, ngân hàng thương mại, FP&A, hơn thế nữa! Hướng dẫn miễn phí và thực hành để vượt qua cuộc phỏng vấn của bạn