Lập ngân sách đầu ra / đầu vào - Tổng quan, Quy trình, Ưu và Nhược điểm

Ngân sách đầu ra / đầu vào còn được gọi là ngân sách hiệu suất. Đây là một loại ngân sách phản ánh cả mức tài trợ (đầu vào) và đầu ra dự kiến ​​từ mỗi đơn vị của tổ chức Các loại hình tổ chức Bài viết này về các loại hình tổ chức khám phá các loại khác nhau mà cơ cấu tổ chức có thể rơi vào. Cơ cấu tổ chức . Phương pháp lập ngân sách đầu ra / đầu vào thường được các chính phủ sử dụng để chỉ ra mối quan hệ giữa quỹ của người nộp thuế (đầu vào) và đầu ra của các dịch vụ do chính phủ tiểu bang và liên bang cung cấp. Nó chủ yếu tập trung vào kết quả mong đợi hơn là mức tài trợ, dẫn đến việc sử dụng tối ưu các nguồn lực trong cả khu vực công và tư nhân.

Lập ngân sách đầu ra / đầu vào

Tóm lược

  • Lập ngân sách đầu ra / đầu vào còn được gọi là lập ngân sách hiệu suất.
  • Nó liên quan đến việc chuẩn bị các ước tính chi phí và doanh thu dựa trên năng suất của các đơn vị hoặc bộ phận trong tổ chức.
  • Lập ngân sách đầu ra / đầu vào chủ yếu được sử dụng bởi chính phủ và các tổ chức phi lợi nhuận vì họ phải chịu trách nhiệm trước người nộp thuế và nhà tài trợ.

Ngân sách đầu ra / đầu vào được hình thành như thế nào

Ngân sách đầu ra / đầu vào được lập dựa trên đánh giá của ban lãnh đạo về hiệu quả hoạt động của các đơn vị khác nhau trong tổ chức. Các đơn vị tạo ra lợi nhuận hoặc kết quả cao nhất được phân bổ một phần ngân sách lớn hơn, trong khi các đơn vị theo sau được phân bổ ít đầu vào hơn. Phương pháp phân bổ nguồn lực này nhằm mục đích sử dụng tối ưu các nguồn lực khan hiếm như chuyên môn, tài chính và sử dụng thời gian hiệu quả.

Để ngân sách đầu ra / đầu vào có hiệu quả, tổ chức phải liên tục đánh giá kết quả hoạt động của ngân sách và năng suất của nhân viên trong mỗi giai đoạn tài chính Năm tài chính (FY) Năm tài chính (FY) là khoảng thời gian 12 tháng hoặc 52 tuần của thời gian được các chính phủ và doanh nghiệp sử dụng cho mục đích kế toán để lập báo cáo tài chính hàng năm. Năm tài chính (FY) không nhất thiết phải theo năm dương lịch. Nó có thể là một khoảng thời gian như 1 tháng 10 năm 2009 - 30 tháng 9 năm 2010.. Điều này giúp ban lãnh đạo biết được kết quả đạt được của từng đơn vị trong tổ chức và xác định mức độ hoạt động của chúng. Các cơ quan chính phủ sử dụng kết quả để điều chỉnh việc phân bổ các mức kinh phí khác nhau cho từng đơn vị. Vì chính phủ dựa vào tiền của người đóng thuế để tài trợ cho các hoạt động của mình,nó phải đảm bảo rằng nó có thông tin chính xác về hiệu suất của tất cả các phòng ban hoặc dự án.

Quy trình lập ngân sách đầu ra / đầu vào

1. Đặt mục tiêu

Bước đầu tiên khi lập ngân sách đầu ra / đầu vào là chuẩn bị một danh sách các mục tiêu mà tổ chức có kế hoạch đạt được trong giai đoạn tài chính tiếp theo. Ví dụ, bộ y tế của chính phủ có thể đặt mục tiêu đạt được 95% tỷ lệ bao phủ chăm sóc sức khỏe trong năm tới. Các mục tiêu phải rõ ràng. Chúng phải được thông báo rõ ràng cho các nhân viên chịu trách nhiệm thực hiện thành công các mục tiêu.

2. Xác định các dự án hoặc đơn vị để hoàn thành các mục tiêu

Sau khi xác định được mục tiêu, bước tiếp theo là xác định các chương trình, dự án, đơn vị thực hiện các mục tiêu. Bộ cần đảm bảo các nguồn lực cần thiết như tài chính, cơ sở hạ tầng và chuyên môn để hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra.

Sử dụng ví dụ về bao phủ chăm sóc sức khỏe ở trên, chính phủ có thể giao mục tiêu thực hiện mục tiêu bao phủ chăm sóc sức khỏe 95% cho một trong các chương trình thuộc sở y tế. Đơn vị cần có thành tích tích cực trong việc thực hiện thành công các chỉ thị của chính phủ trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe. Nó phải có thể tiếp cận đủ tài chính, nhân sự và các nguồn lực khác cần thiết để đăng ký công dân vào chương trình chăm sóc sức khỏe quốc gia.

3. Xây dựng tiêu chí hoạt động

Ban quản lý nên xây dựng các tiêu chí để đánh giá hiệu suất của chương trình hoặc các đơn vị. Các tiêu chí có thể là về số giờ lao động, số lượng đăng ký tham gia vào một chương trình, hoặc đạt được các mục tiêu hoạt động nhất định KPI về Lực lượng Lao động Làm thế nào chúng ta có thể giám sát lực lượng lao động? Các chính phủ và các nhà kinh tế thường đề cập đến ba chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đánh giá sức mạnh của lực lượng lao động của một quốc gia. Ví dụ, thành công của 95% bảo hiểm chăm sóc sức khỏe có thể được đánh giá dựa trên số lượng công dân đăng ký tham gia chương trình.

4. Lập kế hoạch tài chính cho từng dự án

Bước tiếp theo là chuẩn bị kế hoạch tài chính cho từng chương trình, đơn vị. Khi có nhiều chương trình hoặc đơn vị tham gia, ban quản lý nên phân bổ vốn theo yêu cầu về lợi nhuận hoặc nguồn lực của từng dự án. Đơn vị được mong đợi tạo ra kết quả lớn nhất nên được phân bổ phần ngân sách lớn hơn, so với các đơn vị khác tạo ra kết quả từ trung bình đến thấp. Các khoản phân bổ sau đó nên được tổng hợp lại để có được ngân sách chung cho tổ chức.

5. Đánh giá hiệu quả hoạt động của từng dự án so với kết quả thực hiện được ngân sách

Tổ chức nên tiến hành đánh giá định kỳ về kết quả hoạt động của từng đơn vị hoặc chương trình để xác định xem chúng đang hoạt động tốt như thế nào so với kết quả được lập ngân sách. Ban lãnh đạo cần xây dựng một cách tiếp cận có hệ thống để đánh giá nhằm duy trì tính nhất quán trong các đánh giá từ kỳ này sang kỳ khác. Kết quả hoạt động được đánh giá dựa trên các tiêu chí do ban quản lý xây dựng cho từng đơn vị tổ chức hoặc chương trình.

6. Sửa sai lệch

Các đánh giá cho thấy các đơn vị đang trên đà đạt được các chỉ tiêu đã đề ra, cũng như các đơn vị đang bị tụt hậu. Những đơn vị thực hiện tốt cần được biểu dương vì họ đã thực hiện tốt, những đơn vị chậm đạt được chỉ tiêu đề ra cần được kiểm điểm và có biện pháp khắc phục. Ban quản lý có thể xác định các yếu tố đang làm chậm hiệu suất và đề xuất cách giải quyết các vấn đề và khôi phục hiệu suất bình thường.

Ưu điểm của đầu ra / đầu vào ngân sách

Sau đây là một số ưu điểm của ngân sách đầu ra / đầu vào:

1. Trách nhiệm giải trình tốt hơn

Các cơ quan chính phủ dựa vào tiền của người đóng thuế để tài trợ cho các hoạt động của họ, có nghĩa là họ cần phải trình bày cách chi tiền. Tinh thần trách nhiệm như vậy khiến nhân viên có trách nhiệm giải trình bằng cách định lượng một mục tiêu cụ thể dựa trên tầm quan trọng của nó và số tiền được phân bổ cho nó. Người nộp thuế quan tâm đến việc biết liệu tiền của họ đã được sử dụng đúng cách hay chưa; cơ quan chính phủ phải công khai kết quả của mình.

2. Cải thiện hiệu suất

Ngân sách đầu ra / đầu vào phân bổ một phần kinh phí lớn hơn cho các phòng ban hoặc dự án có kết quả cao nhất dựa trên kết quả hoạt động của năm trước. Việc thực hành này có thể thúc đẩy các phòng ban liên tục cải thiện hiệu suất của họ, trong khi những người có kết quả cao nhất sẽ làm việc chăm chỉ để giữ được vị trí hàng đầu của họ. Kết quả là, tổ chức sẽ trải nghiệm hiệu quả hoạt động từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo.

Nhược điểm của Đầu ra / Ngân sách Đầu vào

1. Dễ dàng thao tác

Ngân sách hiệu suất dễ thao tác và nhân viên có thể thao tác dữ liệu để đáp ứng các mục tiêu cụ thể mà ban quản lý mong đợi. Điều này có thể ảnh hưởng đến số tiền được phân bổ cho các bộ phận cụ thể, vì mỗi bộ phận cạnh tranh để vượt lên trên nhau. Các tổ chức nên áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh mẽ để ngăn chặn việc nhân viên thao túng hồ sơ.

Nhiêu tai nguyên hơn

Finance là nhà cung cấp chính thức của Chứng chỉ FMVA® Mô hình & Định giá Tài chính toàn cầu (FMVA) ™ Tham gia cùng hơn 350.600 sinh viên làm việc cho các công ty như Amazon, JP Morgan và chương trình chứng nhận Ferrari, được thiết kế để giúp bất kỳ ai trở thành nhà phân tích tài chính đẳng cấp thế giới . Để tiếp tục thăng tiến sự nghiệp của bạn, các nguồn Tài chính bổ sung dưới đây sẽ hữu ích:

  • Lập ngân sách từ dưới lên Lập ngân sách từ dưới lên Lập ngân sách từ dưới lên là một phương pháp lập ngân sách bắt đầu từ cấp bộ phận, chuyển lên cấp cao nhất. Mỗi bộ phận trong tổ chức được yêu cầu lập danh sách những thứ cần thiết, các dự án mà bộ phận đó dự định thực hiện trong kỳ tài chính tiếp theo và ước tính chi phí. Ước tính của tất cả các phòng ban sau đó được tổng hợp lại để có được ngân sách chung của công ty.
  • Chi tiêu vốn Chi phí sử dụng vốn Chi tiêu vốn đề cập đến các quỹ được một công ty sử dụng để mua, cải tiến hoặc duy trì tài sản dài hạn nhằm nâng cao hiệu quả hoặc năng lực của công ty. Tài sản dài hạn thường là tài sản vật chất và có thời gian sử dụng hữu ích hơn một kỳ kế toán.
  • Ngân sách thương lượng Lập ngân sách thương lượng Lập ngân sách thương lượng là một quá trình lập ngân sách kết hợp cả lập ngân sách từ trên xuống và lập ngân sách từ dưới lên. Quy trình lập ngân sách thương lượng không áp đặt quy trình chuẩn bị ngân sách ở một cấp duy nhất, mà cho phép chia sẻ trách nhiệm giữa cấp trên và cấp dưới.
  • Các loại ngân sách Các loại ngân sách Có bốn loại phương pháp lập ngân sách phổ biến mà các công ty sử dụng: (1) gia tăng, (2) dựa trên hoạt động, (3) đề xuất giá trị và (4) dựa trên số không. Các