Bảng tổng hợp cho phép bạn tổ chức, sắp xếp, quản lý và phân tích các tập dữ liệu lớn theo cách năng động. Bảng tổng hợp là một trong những công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ nhất của Excel, được các nhà phân tích tài chính trên thế giới sử dụng rộng rãi. Trong bảng tổng hợp, về cơ bản, Excel chạy một cơ sở dữ liệu đằng sau hậu trường, cho phép bạn dễ dàng thao tác với lượng lớn thông tin.
Cách sử dụng bảng tổng hợp trong Excel
Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách chèn bảng tổng hợp trong Excel:
# 1 Sắp xếp dữ liệu
Bước đầu tiên là đảm bảo bạn có dữ liệu được tổ chức tốt để có thể dễ dàng chuyển thành bảng động. Điều này có nghĩa là đảm bảo rằng tất cả dữ liệu nằm trong các hàng và cột thích hợp. Nếu dữ liệu không được tổ chức đúng cách, thì bảng sẽ không hoạt động bình thường. Đảm bảo rằng các danh mục (tên danh mục) nằm ở hàng trên cùng của tập dữ liệu, như thể hiện trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
# 2 Chèn bảng tổng hợp
Trong bước hai, bạn chọn dữ liệu bạn muốn đưa vào bảng và sau đó, trên tab Chèn trên dải băng Excel, định vị Nhóm bảng và chọn Bảng Pivot, như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
Khi hộp thoại xuất hiện, hãy đảm bảo chọn đúng dữ liệu và sau đó quyết định xem bạn muốn chèn bảng dưới dạng trang tính mới hay nằm ở đâu đó trên trang tính hiện tại. Điều này hoàn toàn phụ thuộc vào bạn và sở thích cá nhân của bạn.
# 3 Thiết lập các trường bảng tổng hợp
Khi bạn đã hoàn thành bước hai, hộp “Trường PivotTable” sẽ xuất hiện. Đây là nơi bạn đặt các trường bằng cách kéo và thả các tùy chọn được liệt kê là các trường có sẵn. Bạn cũng có thể sử dụng các hộp đánh dấu bên cạnh các trường để chọn các mục bạn muốn xem trong bảng.
# 4 Sắp xếp bảng
Bây giờ bảng tổng hợp cơ bản đã có, bạn có thể sắp xếp thông tin theo nhiều tiêu chí, chẳng hạn như tên, giá trị, số lượng hoặc những thứ khác.
Để sắp xếp ngày, hãy nhấp vào nút tự động sắp xếp (được đánh dấu trong hình ảnh bên dưới) và sau đó nhấp vào “tùy chọn sắp xếp khác” để chọn từ các tiêu chí khác nhau mà bạn có thể sắp xếp theo.
Một tùy chọn khác là bấm chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trong bảng, sau đó chọn Sắp xếp, sau đó chọn “các tùy chọn sắp xếp khác”.
# 5 Lọc dữ liệu
Thêm bộ lọc là một cách tuyệt vời để sắp xếp dữ liệu rất dễ dàng. Trong ví dụ trên, chúng tôi đã chỉ ra cách sắp xếp, nhưng bây giờ với chức năng bộ lọc, chúng tôi có thể xem dữ liệu cho các phần con cụ thể chỉ bằng một nút bấm.
Trong hình ảnh bên dưới, bạn có thể thấy bằng cách kéo danh mục "kênh" từ danh sách tùy chọn xuống phần Bộ lọc, đột nhiên một hộp bổ sung xuất hiện ở đầu bảng tổng hợp có nội dung "kênh", cho biết bộ lọc đã được thêm vào.
Tiếp theo, chúng ta có thể nhấp vào nút bộ lọc và chọn các bộ lọc mà chúng ta muốn áp dụng (như hình bên dưới).
Sau khi hoàn thành bước này, chúng ta có thể thấy doanh thu, chi phí vận chuyển và chi tiêu tiếp thị cho tất cả các sản phẩm đã được bán qua kênh Instagram chẳng hạn.
Các bộ lọc khác có thể được thêm vào bảng tổng hợp theo yêu cầu.
# 6 Chỉnh sửa các giá trị dữ liệu (tính toán)
Mặc định trong bảng tổng hợp Excel là tất cả dữ liệu được hiển thị dưới dạng tổng của bất kỳ thứ gì đang được hiển thị trong bảng. Ví dụ: trong bảng này, chúng ta thấy tổng của tất cả doanh thu theo danh mục, tổng của tất cả chi phí vận chuyển theo danh mục và tổng của tất cả chi phí tiếp thị theo danh mục.
Để thay đổi từ hiển thị tổng của tất cả doanh thu thành "số lượng" của tất cả doanh thu, chúng tôi có thể xác định số lượng mặt hàng đã được bán. Điều này có thể hữu ích cho các mục đích báo cáo. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào dữ liệu bạn muốn thay đổi giá trị và chọn “Cài đặt trường giá trị” sẽ mở hộp bạn thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
Trong phân tích tài chính và kế toán, đây là một tính năng rất quan trọng, vì nó thường phải di chuyển qua lại giữa đơn vị / khối lượng (hàm đếm) và tổng chi phí hoặc doanh thu (hàm tổng hợp).
# 7 Thêm thứ nguyên bổ sung vào bảng tổng hợp
Tại thời điểm này, chúng ta chỉ có một danh mục trong các hàng và một trong các cột (các giá trị). Tuy nhiên, có thể cần thiết để thêm một thứ nguyên bổ sung. Tuy nhiên, một cảnh báo ngắn gọn rằng điều này có thể làm tăng đáng kể kích thước bảng của bạn.
Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào bảng để hộp "trường" bật lên và kéo một danh mục bổ sung, chẳng hạn như "ngày", vào hộp cột. Điều này sẽ chia nhỏ từng tiêu đề cột thành các cột bổ sung cho mỗi ngày có trong tập dữ liệu.
Trong ví dụ bên dưới, bạn có thể thấy cách thứ nguyên ngày bổ sung đã được thêm vào các cột để cung cấp nhiều dữ liệu hơn trong bảng tổng hợp.
Video Hướng dẫn - Hướng dẫn Bảng Pivot Cuối cùng
Video dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách tạo bảng tổng hợp từ đầu. Cùng theo dõi và xem cách tạo bảng tổng hợp trong excel dễ dàng như thế nào. Đây là một trong những công cụ phân tích mạnh mẽ nhất mà bạn có thể sử dụng trong chương trình bảng tính.
Các tính năng và ví dụ bổ sung
Để tìm hiểu thêm về PivotTables trong Excel, hãy xem Khóa học Excel nâng cao của chúng tôi bao gồm tất cả các chức năng chính mà nhà phân tích tài chính cần để thực hiện phân tích.
Ngoài khóa học đó, chúng tôi cũng giới thiệu các nguồn Tài chính miễn phí sau:
- Khóa học về lỗi Excel
- Phím tắt Excel Phím tắt Excel Phím tắt PC Mac Excel Phím tắt - Danh sách các phím tắt MS Excel quan trọng và phổ biến nhất cho người dùng PC & Mac, tài chính, kế toán. Các phím tắt giúp tăng tốc kỹ năng lập mô hình của bạn và tiết kiệm thời gian. Tìm hiểu chỉnh sửa, định dạng, điều hướng, ruy-băng, dán đặc biệt, thao tác dữ liệu, chỉnh sửa công thức và ô cũng như các đoạn ngắn khác
- Công thức Cheat Sheet Excel Formulas Cheat Sheet Finance Bảng gian lận công thức Excel sẽ cung cấp cho bạn tất cả các công thức quan trọng nhất để thực hiện phân tích và mô hình tài chính trong bảng tính Excel. Nếu bạn muốn trở thành một bậc thầy về phân tích tài chính Excel và một chuyên gia về xây dựng các mô hình tài chính thì bạn đã đến đúng nơi.
- Công thức Excel nâng cao Các công thức Excel nâng cao phải biết Các công thức Excel nâng cao này rất cần biết và sẽ nâng các kỹ năng phân tích tài chính của bạn lên một tầm cao mới. Các hàm Excel nâng cao bạn phải biết. Tìm hiểu 10 công thức Excel hàng đầu mà mọi nhà phân tích tài chính đẳng cấp thế giới sử dụng thường xuyên. Những kỹ năng này sẽ cải thiện công việc bảng tính của bạn trong bất kỳ nghề nghiệp nào