Lập ngân sách áp đặt, còn được gọi là lập ngân sách từ trên xuống Ngân sách từ trên xuống Ngân sách từ trên xuống đề cập đến phương pháp lập ngân sách trong đó quản lý cấp cao chuẩn bị ngân sách cấp cao cho công ty. Ban quản lý cấp cao của công ty chuẩn bị ngân sách dựa trên các mục tiêu và sau đó chuyển cho các giám đốc bộ phận thực hiện. , là quá trình trong đó lãnh đạo cao nhất của một công ty chuẩn bị ngân sách và sau đó áp đặt ngân sách đó cho các nhà quản lý cấp dưới thực hiện. Nó bắt đầu từ trên cùng, nơi ngân sách được chuẩn bị bởi quản lý cấp cao theo các mục tiêu mà công ty muốn đạt được trong giai đoạn tài chính tiếp theo.
Mặc dù các nhà quản lý cấp dưới có thể được phép đưa ra các đề xuất trong quá trình lập ngân sách, nhưng lãnh đạo cấp cao nhất có toàn quyền quyết định xem có đưa các đề xuất đó vào trong quá trình lập ngân sách hay không. Khi ngân sách đã sẵn sàng, nó sẽ được chuyển cho các bộ phận riêng lẻ, nơi các nhà quản lý bộ phận được yêu cầu chuẩn bị ngân sách bộ phận của họ sao cho phù hợp với phân bổ của ban quản lý.
Quy trình lập ngân sách áp đặt
Sau đây là quy trình cơ bản mà các công ty tuân theo khi chuẩn bị ngân sách áp đặt:
1. Thiết lập mục tiêu của lãnh đạo cao nhất
Việc thiết lập ngân sách áp đặt bắt đầu với việc lãnh đạo cao nhất xây dựng các mục tiêu tổng thể trong năm. Các giám đốc điều hành cấp cao nhất xác định các mục tiêu mà công ty muốn đạt được về doanh thu, lợi nhuận và chi phí Chi phí cố định và biến đổi Chi phí là thứ có thể được phân loại theo nhiều cách tùy thuộc vào bản chất của nó. Một trong những phương pháp phổ biến nhất là phân loại theo chi phí cố định và chi phí biến đổi. Chi phí cố định không thay đổi khi tăng / giảm đơn vị khối lượng sản xuất, trong khi chi phí biến đổi hoàn toàn phụ thuộc.
Ban lãnh đạo đặt ra các mục tiêu dựa trên xu hướng trước đây, kết quả hoạt động trong quá khứ, điều kiện kinh tế, tăng / giảm lương, thay đổi luật pháp, v.v. Ban lãnh đạo có thể tìm kiếm ý kiến đóng góp từ các nhà quản lý bộ phận, nhưng các đề xuất đưa ra có thể được cân nhắc hoặc không khi chuẩn bị ngân sách .
2. Bộ phận tài chính phê duyệt
Dự thảo ngân sách đề xuất sau đó được gửi đến bộ phận tài chính để phân bổ cho các bộ phận khác nhau. Người quản lý tài chính sử dụng các bản ghi chi trong quá khứ để phân bổ cho các bộ phận riêng lẻ.
Ví dụ: nếu bộ phận tiếp thị nhận được 15% tổng ngân sách hoạt động trong năm qua, người quản lý tài chính sẽ phân bổ ngân sách chi phí là 15% trong tổng ngân sách chi phí hoạt động do lãnh đạo cấp cao nhất xác định.
3. Phân bổ cho các bộ phận và chuẩn bị ngân sách bộ phận
Sau khi bộ phận tài chính thực hiện phân bổ cho các bộ phận, các nhà quản lý bộ phận được yêu cầu chuẩn bị ngân sách chi tiết trong giới hạn phân bổ. Các nhà quản lý cấp dưới được yêu cầu cho biết các bộ phận của họ sẽ tạo ra các khoản thu ngân sách như thế nào và số chi phí mà họ sẽ phải chịu để tạo ra doanh thu.
Các khoản chi không được vượt quá mức phân bổ của bộ phận tài chính cho bộ phận cụ thể đó. Ngân sách cấp bộ phận sẽ bao gồm doanh thu dự kiến về số lượng, nhu cầu của nhân viên, cũng như các chi phí dự kiến như mua thiết bị - tài sản kỳ hạn để nâng cao hiệu quả hoặc năng lực của công ty. Tài sản dài hạn thường là tài sản vật chất và có thời gian sử dụng hữu ích hơn một kỳ kế toán. , bảng lương và đồ dùng văn phòng.
4. Xem xét ngân sách bộ phận của bộ phận tài chính
Sau khi các nhà quản lý bộ phận đã hoàn thành việc chuẩn bị ngân sách của họ, họ gửi lại cho bộ phận tài chính để xem xét. Giám đốc tài chính quan tâm đến việc biết liệu ngân sách của các bộ phận có phù hợp với mục tiêu chung của công ty hay không. Nếu một bộ phận bao gồm các chi phí hoạt động được cho là không cần thiết, người quản lý tài chính sẽ trả lại ngân sách để sửa đổi.
Đôi khi, ngân sách của một bộ phận vượt quá mức phân bổ. Nếu có một trường hợp tốt để làm như vậy, giám đốc tài chính có thể tăng phân bổ ngân sách cho bộ phận đó trong khi giảm ngân sách của các bộ phận khác để cân bằng ngân sách chung.
5. Thực tế phân bổ ngân sách
Một khi người quản lý tài chính tin rằng ngân sách đã sẵn sàng để thực hiện, ngân sách được tải vào hệ thống tài chính của công ty để dễ dàng theo dõi. Các khoản thu và chi thực tế hàng tháng của từng bộ phận được so sánh với các khoản thu chi trong ngân sách.
Sau đó, các báo cáo được tạo cho thấy bất kỳ sự khác biệt hoặc thỏa thuận nào với ngân sách. Ban lãnh đạo cao nhất sử dụng các báo cáo này để xác định bộ phận nào đang hoạt động tốt và bộ phận nào chậm đạt được mục tiêu đề ra.
Lợi ích của việc lập ngân sách áp đặt
Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng quy trình lập ngân sách áp đặt so với các hình thức lập ngân sách khác:
1. Hiệu quả cao hơn
Một trong những lợi ích của việc sử dụng ngân sách áp đặt là hiệu quả mà tổ chức đạt được. Khi một bộ phận được bộ phận tài chính cho phép phân bổ, bộ phận đó phải tìm hiểu xem bộ phận đó sẽ sử dụng ngân sách đó như thế nào để đạt được các chỉ tiêu và mục tiêu đề ra của bộ phận đó. Các trưởng bộ phận sẽ thận trọng trong cách họ sử dụng tiền. Cách tiếp cận thận trọng sẽ giúp giảm lãng phí và phân bổ cho các khoản chi không cần thiết.
2. Quy trình nhanh hơn và ít tốn kém hơn
Lập ngân sách áp đặt mất ít thời gian hơn lập ngân sách từ dưới lên vì nó chỉ cho phép đầu vào của những người ra quyết định chính. Trong trường hợp lập ngân sách từ dưới lên, nhân viên cấp dưới được yêu cầu đóng góp vào việc chuẩn bị ngân sách ở cấp bộ phận. Sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức trước khi ngân sách cuối cùng sẵn sàng.
Việc lập ngân sách chỉ cho phép một số người có quyền truy cập vào thông tin quan trọng về hiệu quả hoạt động của công ty và do đó, tốt hơn để đưa ra đề xuất.
3. Kiểm soát tài chính tốt hơn
Lập ngân sách cho phép ban quản lý kiểm soát tốt hơn tài chính của công ty. Ban giám đốc bắt đầu bằng cách đánh giá nhu cầu tài chính của công ty và ngân sách chi phí cần thiết để đáp ứng nhu cầu và tạo ra doanh thu. Nó cho phép họ kiểm soát tốt hơn trong việc xác định bao nhiêu trong tổng ngân sách dành cho các bộ phận cụ thể, tùy thuộc vào hiệu suất trong quá khứ và dự đoán doanh thu.
Hạn chế của lập ngân sách áp đặt
Sau đây là một số hạn chế của việc sử dụng ngân sách áp đặt:
1. Thiếu động lực
Khi nhân viên cấp dưới không tham gia vào quá trình chuẩn bị ngân sách, họ sẽ cảm thấy mất tinh thần vì không cần đầu vào. Điều này có thể dẫn đến căng thẳng và mất năng suất.
2. Giảm hiệu suất
Lập ngân sách áp đặt yêu cầu các phòng ban phải chuẩn bị ngân sách của họ trong giới hạn số tiền được phân bổ cho họ. Điều này có nghĩa là một bộ phận cần thêm kinh phí để tài trợ cho các hoạt động của mình sẽ cần phải làm việc với nguồn vốn được cấp từ lãnh đạo cao nhất. Các nhà quản lý cấp dưới thậm chí có thể sử dụng nó như một cái cớ để không đạt được các mục tiêu doanh thu mà ban quản lý đặt ra.
Bài đọc liên quan
Finance cung cấp Chứng chỉ FMVA® cho Nhà phân tích mô hình và định giá tài chính (FMVA) ™ Tham gia cùng hơn 350.600 sinh viên làm việc cho các công ty như Amazon, JP Morgan và chương trình chứng nhận Ferrari dành cho những người muốn nâng cao sự nghiệp của mình. Để tiếp tục học hỏi và thăng tiến sự nghiệp của bạn, các nguồn Tài chính sau đây sẽ hữu ích:
- Người đứng đầu ngân sách Người đứng đầu ngân sách Người chịu trách nhiệm cuối cùng về việc lập và tạo Ngân sách cho một dự án được gọi là Người đứng đầu ngân sách cho dự án đó. Bản thân Ngân sách là một tài liệu liệt kê các khoản thu và chi dự kiến liên quan đến một dự án.
- Các phương pháp hay nhất về lập ngân sách vốn Các phương pháp hay nhất về lập ngân sách vốn Đề cập đến quá trình ra quyết định mà các công ty tuân theo về các dự án sử dụng nhiều vốn mà họ nên theo đuổi. Các dự án đòi hỏi nhiều vốn như vậy có thể là bất cứ điều gì, từ việc mở một nhà máy mới đến việc mở rộng lực lượng lao động đáng kể, thâm nhập một thị trường mới, hoặc nghiên cứu và phát triển các sản phẩm mới.
- Dự báo các khoản mục trong bảng cân đối Dự báo các khoản mục trong bảng cân đối Dự báo các mục hàng trong bảng cân đối kế toán liên quan đến việc phân tích vốn lưu động, PP&E, vốn cổ phần nợ và thu nhập ròng. Hướng dẫn này chia nhỏ cách tính toán
- Các loại ngân sách Các loại ngân sách Có bốn loại phương pháp lập ngân sách phổ biến mà các công ty sử dụng: (1) gia tăng, (2) dựa trên hoạt động, (3) đề xuất giá trị và (4) dựa trên số không. Các